もうすぐ夏休み！
スクールや塾にとって、夏の準備とは？

 

 

 

 

スクールの皆様にとって、１年で最もお忙しくなる『夏』。

生徒はもちろんの事、スクールの皆様にとってもどの様な準備をすべきか、

お悩みではないでしょうか？

 

 

 

スクールや塾における
新規生徒の受入準備とは？

 

 

 

 

春に次ぎ入塾や転塾のピークとなる、７・８月。

恐らく多くのスクールが、受入準備を始めていると思いますが、

改めてどんな準備が必要か考えてみましょう。

 

 

①スクールの受入可能人数を確認する

 

特に夏期講習の受講申込も相次いでいると思いますので、

必ず座席の余裕など、物理的なキャパシティを把握し、

あと何名なら受入可能かを確認しておきましょう。

 

 

②集客のターゲット層を決める

 

新規に入塾して欲しい学年、人数、受講回数（売上）などを洗い出しましょう。

ただ闇雲に集客していても、なかなか目標には達しない事が多いです。

集客の傾向が変わりそうな大きな要因は、事前に想定しておくと良いです。

例）地域の他塾が、通常より早目に夏期講習を申込受付・実施しているなど

 

 

③週ごとに何名の受入を目指すかイメージする

 

ここを具体的にイメージできるかで、月間の目標人数を達成できるか

どうかが決まります。

例えば７月の第２週目において、中学３年生２名、小学５年生１名に

入塾頂きたい場合、恐らく自然発生のお問合せはもちろんの事、

友人・きょうだい紹介の促進、夏期イベントの実施など、具体的に対策を考えて実行する事ができます。

 

タイミング的に友人・きょうだい紹介促進も多いシーズンだと思いますので、

どの様に友人・きょうだい紹介を増やすか、確認していきましょう。

 

 

 

 

 

 

スクールの皆様もご存知の様に、口コミ経由で体験レッスンに誘致できた場合、

通常のお問合せより入会率は高いはずです。

 

裏を返せば、いかにスクールの満足度を高め、口コミを広げて下さる方を

増やす事ができれば、自然かつ最も効率的に入会頂く事ができるという事です。

紹介特典をご用意されているスクールの場合、紹介者・被紹介者、

そしてスクールにとって、お互いにWin-Winの関係を築く事ができます。

 

友人・きょうだい限定のイベントなどを、実施する事も良いかと思います。

その際も、ターゲットやイベント内容、ゴールを明確に決めておくと良いです。

 

 

 

可能な限り対象学年を絞った上で、ある程度人数がまとまっていると良いです。

今の時期だと非受験生がオススメで、特に小学生対象のおさらいイベントなどは効果的でしょう。

 

 

 

小学生であれば漢字や計算、中学生であれば英単語や計算など、

短時間でも『できた！分かった！』の感覚を掴める様な内容だと、

満足度が高まります。

 

難しい内容だとイベント内で満足感が得られず、

逆効果となりうる可能性があるので注意しましょう。

 

 

 

あくまでもイベントを実施する以上は、

入会に結び付けられる面談の機会を頂ける様に工夫しましょう。

イベント開催後、『できた！分かった！楽しかった！』の感想を頂いた後、

必ずご家庭でも保護者にその感想を言ってもらい、ご家庭からの面談申込みを

頂けるイメージを持っておく事が大切です。

 

 

 

 

イベントの他にもポスティングや校門前配布など、方法は様々ありますが、

必ずターゲット、方法、ゴールは明確にした上で実行する様にすると良いです。

 

その際、スクールの皆様のみで実施する分にはまだ良いですが、

アルバイトやパートさんなど、人件費が掛かる場合にはよりシビアに

考えておく必要があります。

 

 

スクールや塾の夏における
内部生の対応とは？

 

 

 

 

新規生徒のご入会に意識が向きがちな時期ではありますが、

夏期講習など通常+αの授業を受講頂く場合、内部生の満足度向上も欠かせません。

 

特に授業を増やして頂いたとしても、満足度が伴わない場合、

次から受講頂けなくなったり、最悪なケース退塾になってしまう
ケースもあり得ます。

 

そうならないために、下記の２点に注意しておくと良いでしょう。

 

 

①退塾の可能性が高い場合、アラートを立てておく

 

特に受験生対応が忙しくなりがちな時期でもありますので、

あえて非受験生から考えていく事が良いかもしれません。

 

よくありがちなパターンは、スタッフの方が受験生の対応に注力してしまう事で、

非受験生があまり指導してもらえていないと感じ、不満になってしまう

ケースです。

 

これを防ぐにはそもそもスクールの皆様が、『平等に接する』イメージを

持っておく事が大切です。

もちろん全員へ完全平等に接する事は難しいと思いますが、

意識として『 受験生を対応しがちになりやすい 』という事を

認識しておくだけでも、少しは防げるはずです。

 

普段口にしないだけで、ご家庭で『今日は先生が受験生ばかり指導していて、

あまり見てもらえなかった』と、気付かない場所で満足度を下げてしまう事が

ない様、細心の注意を払っておきましょう。

 

 

②スクールにいる時間が長くなるので、
目を離しすぎない様に注意する

 

特に夏休みは、普段あまりスクールに長時間いる事が少ない生徒も

たくさん来塾すると思います。

 

とある生徒がおしゃべりに夢中になってしまって、

他の生徒に迷惑を掛けている状況に、スクールの方が気付かない事は

想定されます。

 

 

また昼食や間食をとる際は、飲食可能な場所や時間を決めておかないと、

室内ににおいが充満して、学習する生徒の集中を妨げる事にもなりかねないので、要注意です。

 

そうならない様、事前に夏休み中の過ごし方文書を配布したり、

注意喚起のPOPを掲示したり、対策できる事はしておきましょう。

 

 

 

 

スクールとしてできる限りの事前想定をしておき、

何かしらのトラブルが起きた際に、慌てない様に準備をしておく事が重要です。

 

特に生徒がふざけて怪我をしてしまった場合、スクールの責任も問われます。

そうなってしまうと、折角新規でご入会されたとしても良い口コミや評判は

広がらず、むしろマイナスイメージに繋がってしまうので、

その辺りの認識も必要です。

 

また夏休みにスクールへたくさん通って頂く場合、

こまめに保護者の方とコミュニケーションをとっておく事が大切です。

 

１年で最も長く学校がお休みの期間をどの様に過ごしているのか、やはり気になる事は当然ですし、スクールに行ってしっかり学習しているのか、
身についているのかは恐らく知りたいと思います。

 

 

 

 

 

 

ここまで『新規生徒受入』と『内部生対応』についてお話してきましたが、

正直その他にもアルバイト講師がいるスクールはシフト管理、

前回のコラムでも触れました『成績回収』など、この時期やる事はかなり多いです。

 

 

↓前回のコラムでは『成績回収』をご紹介！こちらからCheck！↓

 

塾やスクールで志望校へ合格するためには、○○が必要？

 

 

様々な業務で終われるときに大切なのが、バランスです。

もちろん１日の中で全て取り組む事ができれば、それに越した事がないでしょう。

 

しかしながら現実問題、時間が足りない事も多いです。

そこで、新規生徒受入と内部生対応を含めて、同時並行でバランス良く進めていきましょう。

 

新規生徒に１名入会頂いたとしても、内部生が１名退塾してしまっては、
数値変動はありません。だからこそ、同時にやっていく必要があるのです。

 

 

ただし、あくまでも責任者はスクールの皆様だと思いますので、
完全に丸投げと言うよりかは、適宜報告を求めたり、意見交換の場を設けるなど、
定期的にこちら側から関わっていく様にしましょう。

 

この時期スクールの皆様はお忙しいですし、それは他のスタッフの方も分かっていると思います。

だからこそあえて、他の方がタイミングを見計わなくても良い様に、こちら側から積極的に話しかけていきましょう。

 

とは言っても、それでも時間が足りないと思われるかもしれません。

そういった際は、是非 ICTツール を活用していきましょう。

 

ICTツールの『wagaco』では、お客様との１：１のチャット機能があります。

個別のやり取りができるかつ、お電話ではないのでお互いの時間を気にせず、コミュニケーションをとる事ができます。

 

 

【wagacoのチャット画面】

 

 

 

この機能を利用すれば、お忙しい皆様でも隙間時間にハードル低く、
お客様へのご報告やご要望に応える事ができます。そうする事で満足度も上がり、
良い口コミや評判が広まり、新規生の入塾数増加にも繋がるかもしれません。

 

もし嬉しい事に新規生入塾が相次ぎ、生徒管理が難しくなってきたとしても、ご安心ください。

「wagaco」の生徒管理機能を利用する事で、どれだけ生徒が増えても一元管理をする事ができます。

 

 

 

 

【生徒一覧から、対象の生徒をピックアップして生徒詳細の閲覧ができます】

 

 

 

 

しかも、wagacoはどれだけ生徒が増えた場合でもご利用料金は一律のため、

新規にご入会頂けば頂く程、その分スクールの売上・利益UPに直結するメリットがあります。

 

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まとめ

 

 

いかがでしたか？

 

今回は、『新規生徒受入』と『内部生対応』についてお話しました。

また、保護者とのコミュニケーションツールかつ、
一元で生徒管理をする事ができるアプリ、「wagaco」についてもご紹介しました。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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