塾やスクールの退会・退塾防止対策

 

 

 

 

生徒の退塾や退会はスクールや塾にとって大きなダメージとなり、
悩まれている先生はとても多いでしょう。

 

今回の投稿は生徒や保護者と関わり方で下記のような悩みを
持っていたり、退塾率を減らすための解決策を知りたいと考えている
スクールや塾の先生の方に読んでいただきたいです。

 

 

生徒や保護者との関わり方の悩み

 

 

 

 

 

 

 

 

 

この要因の中でも「保護者とのコミュニケーション不足」は
見落としがちで、大きな課題になっております。

 

 

 

対象学年が小学生～高校生のスクールは保護者の送迎ではなく、
生徒が自力でスクールに通っているケースが多いです。

 

生徒の保護者の中には子どもを心配される方も多く
このような悩みを持っています。

 

・「事故や事件に巻き込まれたりしていないかな？」
・「きちんと塾に行けたかな？サボっていないかな？」
・「今日は、何時くらいに帰ってくるのかな？」

 

では入退室機能があるとどのようなメリットがあるのでしょうか？

 

 

スクールへの信頼度アップ

 

 

wagacoでは子どもの入退室状況をリアルタイムで
保護者のアプリに「プッシュ通知」が届きます。

 

 

 

 

【生徒・保護者のアプリトップ画面】

 

 

 

 

プッシュ通知で入退室状況が届いたり、アプリを開くと
上記の画像のように最新の通知が届くと機能マークの上に
「NEW」の赤い印がつくので見落防止にも繋がります。

 

🔎 保護者にとって入退室状況の連絡が無いと起こりうる問題

 

 

 

 

余分な費用が掛からない

 

入退室を管理する為には「ICカードリーダー」と「ICカード」
を購入する必要があるシステムも多く見られます。

 

「ICカードリーダー」と「ICカード」のそれぞれの相場は？

ICカードリーダー…　1台　約15,000円
ICカード…　1枚　約200円～300円

ICカードは生徒ごとに配布する必要があるので、
初期費用が意外と大きな出費になる可能性がございます。

 

 

 

 

 

生徒のQRカードの読み取りも御手持ちのスマートフォンまたは
タブレットで読み取りが出来るので、専用のICカードリーダーを
購入する必要がなく初期費用を抑えることもできます。

 

🔎 入退室の読み取り方法は2パターン

 

 

①QRカードを読み取る

 

まだスマートフォンを持っていない生徒には、QRカードを
配布して入退室読み取りカメラにかざすだけですぐに保護者に
プッシュ通知が届きます。

スクールの入口にカードとカメラを常備しているスクールが多く、
先生が毎度カードを読み取る、という手間も必要ありません。

 

②wagacoのアプリで読み取る

 

 

 

 

 

スクールの画面と生徒や保護者のアプリで過去の入退室履歴が閲覧できます。

検索条件で閲覧したい期間の指定やキーワード、それぞれの生徒に自由に
紐づけができる「タグ」（自社のクラスやコースの名前で簡単に
ピックアップができる機能）を選択して簡単に
閲覧したい生徒をピックアップできます。

 

 

 

 

🔎 入退室履歴の活用事例

 

入退室履歴の活用事例として、下記のようなケースが上げられます。

 

 

つづいて、スクールに多く寄せられる保護者の声を解決できる機能を紹介します。

 

 

 

 

生徒が子どもの場合、月謝などの費用を支払うのは保護者です。
その為、保護者の満足度を上げることも大切な業務の一環になります。

 

 

 

 

指導報告書を書いていないスクールの懸念点

 

・紙で一人ずつ書く時間がかかったり、紙代がかかる。
生徒が保護者に渡してくれるか心配。

・普段の業務で手一杯で、指導報告書を書く時間は取れない。

 

 

というお悩みを持っているスクール様におすすめのwagacoの機能を紹介します。

 

 

指導報告書でペーパーレス化

 

 

全生徒の指導報告書を紙で記載するとなると生徒数が多ければ多いほど、
作成頻度が多ければ多いほど、用紙代や印刷代が必要となります。

 

wagacoのインスタグラムで「一年間の印刷代は○○円！？」という
投稿をアップしておりますので気になる印刷代をぜひ、チェックしてください。

 

↓インスタグラムはこちらをクリック！↓
https://www.instagram.com/wagaco2525/

 

 

 

 

 

wagacoの中で指導報告書を作成し、保護者のアプリに送付できるので
ペーパーレス化や生徒の渡し忘れも防止できます。

 

 

指導報告書の書き方

 

 

検索条件から書きたい生徒のピックアップが簡単にできます。
例えば、学校や学年、担当の先生や「タグ」で自社が作成した
クラスやコースなどの自由キーワードに該当している生徒など
検索条件から書きたい生徒のピックアップが簡単にできます。

 

 

 

 

🔎 記入項目

 

 

 

複数の生徒の指導報告書を作成する時間が無い。という
スクールは「生徒一括編集」機能でまとめて指導報告書を作成できます。
そのため指導報告書にかける時間を大幅にカットすることができます。

 

一括で作成すると、全員同じ内容になってしまい
生徒ごとに伝えたいことが書けないのか？
という疑問もwagacoではしっかり対応しています。

 

例えば国語の授業を受けた複数を選択して、
授業日や教科、指導概要までを一括編集で入力した後
それぞれの生徒の編集画面で個別の指導詳細を入力することができます。
基本の情報を一括で入力できるだけでもかなりの工数削減に繋がります。

 

 

検索と引用

 

 

過去の指導報告書を担当講師や授業日、生徒の名前で検索することができます。

 

 

 

 

カリキュラムなどの名前を「指導概要」に入力しておくと、
同じカリキュラムを受講した生徒の指導報告書を作成する際に
キーワードでカリキュラム名を検索して過去に作成した指導報告書から
「引用」することができるので、基本的な入力をそのまま使用する事ができて
時短になります。

 

 

 

 

スクールの中だけの日誌としても利用できる

 

 

指導報告書の機能では、作成した指導報告書は「承認」ボタンを押して初めて
保護者に送付されます。

 

承認ボタンを押さない限りは、スクールの中だけで見れる報告書なので
学習進捗をスクール内だけで共有する「日誌」としても活用いただけます。

 

 

まとめ

 

 

いかがでしたか？
今回は、スクールの一元管理システム『wagaco』の機能の中から
「入退室管理」と「指導報告書」の魅力的な機能を紹介しました。

 

 

次の投稿では「チャット機能」「メッセージ機能」について紹介します。
今回は、子ども心配する保護者の安心感やスクールに通わせている意味を可視化
できる機能をご紹介しました。
次回も保護者とのコミュニケーションを取り、満足度アップに繋がる
機能をご紹介いたします。✨

 

「スタッフの負担を少しでも減らしたい。」
「保護者や生徒の満足度をアップしたい。」

という願いをお持ちの方は、ぜひwagacoのサイトやインスタグラムに
遊びに来てください。

 

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