予約管理システムで業務を自動化

 

 

 

 

学習塾やスクールでは授業の進行や講師の勤怠管理、
生徒や保護者とのコミュニケーションなど管理すべき業務が多いです。

 

業務負担を少しでも軽減したいと考えるスクールも多いのではないでしょうか？
その中でも、多くの先生が自動化させたいと真っ先に思う管理、
「授業の予約や代わりの授業の振替」の自動化が叶うツールを紹介します。

 

 

塾やスクールのスケジュール管理の悩み

 

 

 

 

ICTツールで叶うこと

 

 

上記のような悩みがある方は、ぜひICTツールの力に頼って
効率良く、スケジュールを管理することがおすすめです。
しかし、ネットでICTツールや管理ツールと検索すると数多くの
ツールがヒットします。

 

 

 

このようなお悩みを持っている方はこの記事を参考にすると、業務負担軽減や
スケジュールを組む際のお悩みを解消できるようになるので
ぜひ最後までご一読ください。

 

 

 

 

 

 

・授業やレッスンの予定のキャンセルや振替、日程変更の対応で
授業中に電話がかかってきて授業を中断する必要がある。

 

・振替授業の日程調整で決まるまで何度もメールやLINEで
やり取りをする必要がある。

 

 

 

業種業態・予約タイプに合わせた
スケジュールを作成

 

 

スクールや教室の運営形態によって時間割や予約の仕方は多岐に渡り異なります。
なかなか自社に合った予約システムが見つからないと悩んでいませんか？
冒頭でもご紹介したようにwagacoは様々な業種のスクールでご利用
いただいており、スクールに合わせたスケジュールの活用方法を
ご提案することができます。

 

講師を軸にスケジュールを作成

 

こんなスクールにおすすめ：個別指導塾・習い事の個別レッスン等

 

 

 

 

複数の講師の登録も可能です。
講師の軸を基に、営業時間内にスケジュールを入力できます。

 

クラス・コースを軸にスケジュールを作成

 

こんなスクールにおすすめ：集団指導塾、習い事のコースレッスン等

 

 

 

 

予め、参加する対象の生徒が決まっている場合は
スクール側から生徒の登録が可能です。

 

 

面談や短期講習等のスケジュールを作成

 

 

表の軸の表記を「面談」や「夏期講習」など期間限定で行うイベントも
しっかり対応しています。

 

 

 

 

面談では、予めスケジュールを作成しておくと
生徒や保護者のアプリから空いているコマに予約を
取ることができるので時短できます。

 

 

キャンセル・予約の自動化

 

 

授業のキャンセルや代わりの授業を取るための連絡は
講師だけでなく、保護者側の負担でもあります。

 

都合が悪くなった時はアプリの中で対象の授業を「キャンセル」し
スクールが予め設けておいた、空のあるコマにアプリで簡単に予約ができます。
※キャンセル期限を設定できるので気軽にキャンセルをされることも
防止することができます。

 

 

【アプリでキャンセル】

 

 

 

【アプリで予約】

 

 

 

5秒でスケジュール作成

 

 

・毎月のスケジュールは紙に手書きで作成。
・Excelで作成して、それぞれの生徒に印刷して配布。

このような管理では、作成の時間や配布する紙のコスト必要となります。
また、生徒に配布すると保護者に渡し忘れてしまったり紛失してしまう
可能性もあります。

 

 

 

 

 

月曜日から日曜日までのコマを入力して、対象の生徒が決まって
いる場合は予め登録します。
自由記入欄もあるので、必要な持ち物や共有事項が記入できます。

 

また、オンライン授業の場合リンクのIDやパスワード、URLなどを記入すると
授業を予約した生徒が簡単にオンライン授業に参加することも可能です。
※お知らせ欄ではURLのリンク化はできないためコピーペーストで対応できます。

 

 

 

 

一週間の基本的なスケジュールを作成することができたら
その基本スケジュールを基に一ヶ月分のスケジュールをボタン一つで
作成！作成した後にコマの追加や削除等の微調整も可能です✨

 

では、スクールのスケジュール管理のお悩みを解決できる
「wagaco」とはどのようなツールか、詳しくご紹介します！

 

【塾・スクールの業務を一元化】
ICTツールwagaco（わがこ）とは？

 

 

 

 

学習塾だけじゃない！wagacoは様々なジャンルのスクールに
導入いただいています。

 

 

 

wagacoのメリットと特徴

 

 

 

 

 

🔎 業務効率が叶う機能を少しご紹介！

 

 

 

月謝袋では未納・滞納のリスクがあります。
生徒には、お金のことなのでなかなか伝えられず
保護者に連絡するも、仕事や家庭で忙しくなかなか連絡が付かなかったり
密に関わっていく必要があるので少し気まずい思いをするなど、
アナログな管理ではストレスを感じることもあります。

 

そんなお悩みもwagacoでは簡単に解決ができます💡

 

生徒ごとに作成した請求書をスクールが決めた日時に自動で保護者のアプリに
発行して、あらかじめ登録したクレジットカードに自動で引き落としまで
行えます。
このように、ICTツールを導入すると業務効率が向上するだけでなく
先生のストレスを軽減するメリットもございます。

 

 

 

 

選ばれる決済方法

 

 

 

まとめ

 

 

いかがでしたか？

今回は、ICTツールの導入のきっかけになることが多い
「スケジュール管理ツール」を導入することで得られるメリットや
wagacoでどのような管理ができるのか、詳しくご紹介しました。

 

 

4投稿に渡ってICTツール「wagaco」の機能をご紹介しました。