塾やスクールでの成績回収は、
志望校合格のために必須です！

 

 

 

 

スクールの皆様におかれましては、夏期面談、夏期講習のご準備などで

お忙しい時期だと思います。

お忙しい中でも、１学期の通知表・１学期末定期テスト・模試結果など、

様々な種類の成績回収に追われているスクールも多いのはないでしょうか？

 

そこで今回はその様なお悩みを解消すべく、

効率的に成績回収をして効果的に面談や進路指導で生かす方法をお伝えします。

 

 

塾やスクールは夏期面談で忙しい時こそ、成績を回収！

 

 

 

 

そもそもなぜ成績回収をする必要があるのか、するとどんなメリットがあるのかを深く考えた事はないかもしれません。

成績回収をした上で結果を分析する事で、保護者満足度が上がり継続率の向上や

良い口コミが生まれやすくなります。

 

 

そこでまず、どの様にすれば効率的に成績回収をできるか、

確認していきましょう。

大前提、多くのスクールでは成績回収の方法を確立しているかと思いますが、

一度にたくさんの生徒分を回収する場合、取り違えなど個人情報の扱いには

注意が必要です。

 

例えば社員が教室に１名しかいないスクールの場合、生徒数にもよりますが、

アルバイトやパートさん、事務員さんにお任せする事も多いと思います。

その際下記２点を意識して回収すると、
時間やコストを大幅に削減できるかもしれません。

 

 

 

 

スクールで１度に大人数分をコピーするとなると、その時間内に生徒へ原本を

お返しできないかもしれません。

個人情報の観点から、基本的にはその日中に返却することが望ましいので、

必ず対象者、人数を決めておき、いつ回収していつまでに返却するか、

確認した成績結果をどの様に控えて保管するかまで、考えておく様にしましょう。

 

特に、授業でもコピー機を多用する時期（定期テスト前）などの場合、

コピーに時間が掛かりすぎて、授業に影響が出てしまう事は本末転倒なので、

時期に合わせた事前の想定をする事がとても大切です。

 

 

塾やスクールが成績を回収する意義とは？

 

 

 

 

定期テストを回収する際は、技術・家庭科などの副教科も確認すべきか、

テスト問題用紙も含めて確認すべきか、悩む事もあると思います。

 

そこで成績回収における目的やゴールを明確にし、

コストパフォーマンス意識をもって、実施できるコツをお伝えします。

 

成績回収の目的を、今一度確認しておきましょう。

目的は様々ありますが、大きなポイントは以下の通りです。

 

 

 

 

塾やスクールが成績を回収した後、
すべき事とは？

 

 

 

 

先程お伝えした通り、なぜギャップを確認する必要があるのでしょうか？

なぜなら保護者の方は、明確には夏の学習における必要性を感じていない

場合が多いからです。

なんとなく少しは感じていても、スクールの皆様がお感じの様に、

約４０日間ある『夏休み』の過ごし方で、目標達成できるかどうかが決まる

とは認識していない事が多いです。

 

そこで、スクールの皆様がどれだけ夏の重要性をお伝えしたところで、

他人事の様に感じてしまう事も多いかもしれません。

ここでお見せするのが、生徒の現状が分かる成績データです。

保護者に具体的なイメージをして頂くと、一気に自分事の様に

捉える事ができます。

 

更に目標達成に必要な数字データを出しておけば、現状に対してのギャップが

数字で見える化できるので効果的です。

 

ではここで、どの様に『見える化』するかの方法をお伝えします。

ポイントは大きく分けて３つです。

 

 

①目標となる志望校や点数を把握しておく

 

大前提、ヒアリングやアンケートなどで、志望校や目標点数を

確認しておかないと、いくらデータをお見せしても、効果的ではありません。

 

 

②志望校など数値化できていない目標は、数値化をする

 

志望校という目標に対して、具体的に何が必要なのかお伝えするためには、

必ず数値化しておく必要があります。

具体的には、合格者平均偏差値や得点、合格者最低偏差値や得点などを

把握しておくと良いでしょう。

 

 

③いつ何をどの様に取り組むかを視覚化する

 

『いつ』『何を』『どの様に』という３点がとても大事で、『何を』だけではいつでも良いのかとなりがちですし、『どの様に』がなければどうしたら良いんだろうとなりがちなので、セットでお伝えする様にしましょう。

 

夏期面談の場合、『７月の夏休みに入ったら、模試の偏差値をあと２上げるために、数学の一次関数を先生と一緒に５コマやりましょう』などとお伝えすると、

とてもイメージしやすくやれるかどうか判断しやすいでしょう。

 

その後補足で、『模試の偏差値が２上がると、目標としている〇〇高校の

合格者平均偏差値に届きます』という保護者・生徒側のメリットまでお伝えすると、夏期講習をご提案する場合検討度は高まるでしょう。

 

以上の事から、なぜ成績回収をするべきか、そのメリットがお分かり頂けた

かと思います。

 

 

成績を確認・分析して、
塾やスクールの夏期面談に生かす方法

 

 

 

 

成績回収については、スクールの運営責任者である方が必ずしも行う

必要はありません。むしろ生徒さんと向き合うため、コピーは他の方に任せると良いでしょう。

 

 

回収自体はやり方をお伝えすればどなたでもできるので、

その後その成績を確認・分析する事こそ、スクール運営の皆様しかできず、時間を掛けてでもやるべき事だと思います。

 

前回のコラムでもお伝えしました様に、面談の提案における根拠の部分なので、

可能な限りお１人お１人、できている分野とできていない分野を個別にお伝え

できるととても良いです。

 

そして分析する事も大切ですが、点数自体が下がっている場合、

スクールの皆様も苦しい状況だと思います。

特に『成績を上げて欲しい』ご要望がある保護者との面談では、お伝えの仕方は難しいです。

 

 

お伝えの仕方次第では、例え成績が下がっていたとしても、むしろ更に期待頂ける可能性があります。そのために必要な事は、以下３点です。

 

 

①力不足の謝罪

 

現状下がっている事実を受け入れていて、スクールとしての力不足を詫びます。

ここで言い訳をしたり、生徒のせいにすると信頼関係は生まれにくいでしょう。

 

 

②今までの対策

 

下がってしまった結果が出るまでの間、スクールとしてどんな事をしていたのか
お伝えします。できるだけ具体的にお伝えできるとより良いです。

 

 

③今後の対策

 

保護者としては、今後の対策を最も気にしていると言っても過言ではありません。

下がっている状況が継続してしまわないか、というご不安にどう寄り添って
解消していくか、こちらも具体的にお伝えしていきましょう。

 

スクールの皆様も、終わってしまった結果に一喜一憂しがちですが、

本来学習塾は一過性の結果を求める場所ではなく、長期的な目標達成を叶える場所であるべきだと考えます。

 

もちろん短期間での結果を求める保護者が多いスクールもあると思いますが、

その場合、長期目標をお伝えしてご理解頂きましょう。

 

成績不振による退塾はよくあるお話ですが、

本当に保護者は単にたった１度の結果により、退塾したのかしっかり考えた方が良いでしょう。

 

結果に対しての受け入れができていたか、対策が具体的であったか、保護者のご要望が他にもなかったかなど、

確認すべきポイントはたくさんあるはずです。

 

退塾するリスクがある生徒とは、事前に生徒面談を実施したり、面談前に保護者へのお電話を実施して、今後の対策をより深めていけると良いかもしれません。

 

最悪なケースは、面談の最初もしくは最後に保護者から退塾のお申し出を頂く事だと思います。

最初ならともかく最後のお申し出となると、そもそも言い出しやすい関係が構築できていなかったのかもしれません。

せめて事前に、保護者や生徒の満足度はある程度把握した上で面談に臨む様にしましょう。

 

 

 

 

↓前回のコラムはこちらからCheck！↓

『受験における夏期講習とは？』　　　　　　　　　　　　　　　　　　～夏期面談での提案準備～

 

さてここまでお伝えしてお分かりの様に、

成績回収は大切で時間や労力をかけてでもやるべき、という事はお分かり頂けたかと思います。

 

ただしお忙しいと、ついつい後回しになりがちではありませんか？

そんなお悩みを解決するICTツールが、「wagaco」です。

 

 

 

 

 

【保護者や生徒のアプリで対象の成績を入力】

 

 

 

 

【入力した成績がグラフで可視化できる】

 

 

 

 

もし問題用紙や解答用紙を回収したい場合、wagacoのメッセージ機能を
ご利用頂ければ個別にて管理できます。

 

※こちらは応用編なのでお問合せ頂けましたら、詳しくお伝えさせて頂きます。

 

 

まとめ

 

 

いかがでしたか？

今回は、効率的に成績回収をして効果的に面談や進路指導で生かす方法についてお話しました。

 

また結果確認や分析に時間を割ける様、効率的に成績回収をする事ができるアプリ、

「wagaco」についてもご紹介しました。