コラム
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スクール・塾における 夏休み・夏期講習のスケジュール管理とは？
目次
スクール・塾における
夏期スケジュール管理のコツとは？
多くの学校にて夏休みが始まりました。
スクールの皆様も、夏期講習や夏のレッスン真っ最中だと思います。
夏と言えば、午前中や午後早い時間帯から開校して、
通常よりもレッスンが増える事も多いと思います。
そうなってくると、欠席や振替が多くなってくるかもしれません。
特に最近は猛暑が続いており、熱中症など体調不良も相次ぐ可能性があります。
欠席や振替のご連絡は、お電話にて承っているスクールが多いかもしれませんが、
多くなってくるとお電話が繋がりにくく、保護者の方がストレスを感じる
かもしれません。
そこで今回は、『ICTツールを用いてうまくスケジュール管理をするコツ』
についてご紹介します。
夏に起きがちな
スケジュールトラブルとは？
まずは、レッスン数が増えると『夏』にどの様なリスクがあるのか、
考えてみましょう。
・通常通り作成していたスケジュールに追加・削除が必要なため、
漏れが発生しやすい。
・お電話だと、『言った・言わない』のやり取りになりやすい。
・LINEやメールでのやり取りだと、普段作成しているスケジュールへの
反映漏れが起きやすい。
上記は一例ではありますが、夏の間にスクールの皆様が見舞われがち
だと思います。では、１つずつ具体的に見ていきましょう。
通常作成していたスケジュールに
追加・削除が必要なため、漏れが発生しやすい。
こちらは、エクセルでスケジュールを管理しているスクールだと、
起きやすい問題です。
特に、通常レッスンスケジュールをコピーして利用している場合、
誤って追加・削除しても気付きにくいので、授業当日に焦るケースも多い
はずです。
生徒が来ると思っていたら来ない、来ないと思ったら来る、
両パターンともイレギュラーな対応が求められるので、最も避けたい状況です。
お電話だと、『言った・言わない』のやり取りになりやすい。
こちらはお電話を録音していない限り、起きやすいパターンです。
保護者もお忙しい中お電話してくる事も多いので、復唱する事はもちろんの事、
可能な限りメッセージや手書きメモなど、履歴が残るものがある方が確実です。
お電話で承った後、結局他のツールで再共有が必要となると、
かなり非効率です。
しかしながら、保護者にとっては口頭でお伝えすれば済むので、
特に大量のレッスン予約などは、お電話の方が楽と考える事も多いはずです。
また生徒人数が多い場合、なかなかすべてに対応する事は難しい時期が、
まさに『夏』です。
LINEやメールでのやり取りだと、普段作成しているスケジュールへの
反映漏れが起きやすい。
お電話ではなく、メッセージを通じてやり取りをしているスクールも
多いと思います。
しかしながら、メッセージアプリとスケジュールが紐づいていない場合、
結局人力でスケジュールに反映させる事が必要となり、忙しいと漏れがちな
業務です。
メッセージには返したもののスケジュール反映を後回しにしており、
当日を迎えてしまい、対応に追われたケースも過去少なからずあったのでは
ないでしょうか？
ここまで１年で最もお休みが長い夏休みに起きがちなケースを
ご紹介してきましたが、ではどの様にして、そういったトラブルを回避
していけば良いのでしょうか？
スクールや塾の
スケジュールトラブル解決法とは？
大きく分けて３つのポイントがあります。
①教室側でルールを決める
②スピード感を持って対応する
③ICTツールを活用する
①教室側でルールを決める
①に関しては、かなり重要なポイントです。
特に、教室として欠席や振替連絡はいつまで受け付けるのかなど、
ルールを決め、教室のスタッフに共有しておく事が大切です。
よくありがちなのは、スクールの皆様とスタッフの皆様で意思疎通が
できておらず、人によって対応が異なってしまうケースです。
こちら例えば、Aさんに対しては振替可能期限は当日中、
Bさんに対しては振替可能期限は前日中と伝わっている場合、
もしAさんとBさん同士で振替についてお話をされた場合、不信感に繋がります。
こういった事態を避けるためにも、夏休み前半の今スタッフミーティングなどを開催し、ルールの共有・現状の問題点や今後の改善点など、目線を
合わせておく事が大切です。
悪い口コミは広がるスピードが速く、影響する範囲も広いので、
注意しておきましょう。
ただポジティブに捉えると、サービスが一律・公平であれば良い口コミとして
広がるので、コツコツと良い口コミを獲得できると良いです。
もう既に、スタッフの方とのミーティングを実施しているスクールも多いと
思いますが、まだ開催されていない場合は、今月中に共有を目的とした打合せは
必要かもしれません。
ご存知の様に後になればなる程、
ルールは変えにくく取り返しのつなかい事が起きてしまいやすいです。
先程の様に、スタッフによって対応が異なると、かえって業務量が増える可能性があるので、スクールで決めた事はスタッフの皆様に共有し徹底する事が大切です。
②スピード感を持って対応する
②に関しても、可能な限り心掛けるべきポイントです。
ただスクールの皆様が忙しかったり、不在の場合、
恐らくスタッフの方が対応する事になると思いますので、即対応ができる環境を
整える事が重要です。
事務スタッフの方がいらっしゃれば、その方専任でお任せする事ができると
思いますが、講師の方が固定ではなく入れ替わりで対応される場合、スピード感を持って対応できない事もあると思います。
そこで大切な事は、『報告・連絡・相談』マニュアルです。
できれば欠席や振替対応のマニュアルがあると分かりやすく、
保護者に対しても安心してご対応頂けると思いますが、ない場合少なくとも、
いわゆる『ホウレンソウ』を徹底して頂く様にしましょう。
スクールによっても異なるかと思いますが、主には下記内容です。
・いつ（When）
・どなたが（Who）
・なぜ（Why）
・何を（What）
・どの様にされたいか。（How）
スクールの皆様もご存知の通り、基本的には５W１Hを意識して実施頂ければ
大丈夫かと思います。具体例としては下記の通りです。
・いつ（When） 本日１４時頃お電話があり、
・どなたが（Who） 〇〇さんが
・なぜ（Why） ご家庭の都合により、
・何を（What） ７月３１日（月）のレッスンを
・どの様にされたいか。（How） ８月１日（火）の同時刻に振替したい
との事。
あとは緊急性が高いのか、折り返しが必要なのかも聞いて頂けるとベターです。
緊急性が高く折り返しが必要なのであれば、スピード感を持ってご対応が
できます。
すべてのご連絡にスピード感を持って接するべきではあるものの、
いつもできる訳ではないと思います。
優先順位をつけてご対応すれば、スピード感を保ったままご対応ができますので、大丈夫です。
③ICTツールを活用する
③に関しては、①・②をすべて解決できる方法で、最もおススメです。
現在受験生はにとっては受験の天王山真っ最中で、ご指導がとてもお忙しいと
思います。
その中、お電話対応で１回１回ご指導が途切れたり、メッセージとスケジュールをにらめっこしている様ですと、スクールの皆様もどこかモヤモヤしたストレスを
感じるのではないでしょうか？
目に見えないけれど感じている労力・ストレスこそ、『夏』は可能な限り
なくした方が絶対に生徒やサービスのためになります。
そんなストレスをなくせるICTツールが、「wagaco」です。
以前よりお伝えしている通り、メッセージやチャットでやり取りできる機能の
活用はもちろんの事、なんと保護者側のアプリで、欠席や振替連絡が完結する優れものです。
スクールや塾の
お悩み解消ICTツール、wagacoとは！？
イメージとしては下記の通りでして、特に便利な機能としては３つございます。
①欠席（キャンセル）登録
②予約キャンセル期限をスクールで決めて頂く事ができる
③振替レッスンの登録（予約）
１つずつ詳しく見ていきましょう。
①欠席（キャンセル）登録
アプリ上で、簡単に欠席のご連絡を承る事ができ、とても便利です。
②予約キャンセル期限
こちらはスクールのご希望に合わせて、自由に変更が可能です。
当日キャンセルはできない様設定をする事もできますので、
直前キャンセルで出勤していた講師が暇になってしまう事もなくなります。
設定変更はいつでも可能ですので、
例えば夏の間のみ２４時間前以降はキャンセル不可など、
スケジュールに合わせて設定が可能です。
③振替レッスンの予約（登録）
こちらもスケジュールにて、振替可能枠を設定頂く事で、
お電話やメッセージにて、どこが空いている空いていない、
どこに予約したかの履歴を残す必要もありません。
この欠席・振替関係のご連絡は、教室全体のご連絡の大半を占めるスクールも多いと思います。
大変便利なICTツールを活用頂く事により、スクールの皆様はご指導に集中
できます。
ちなみに今でしたら即お試し可能なツールですので、
是非まずはスクールの皆様に触って頂きたいツールです。
もちろん実際に生徒さんへ導入頂くかどうかは、
スクールの皆様が触ってスクールに合いそうかご判断頂いてからで大丈夫
ですので、是非お気軽にお試し下さい。
↓wagacoのサイトはこちらから↓
https://wagaco-ai.com/
またこの度wagacoは、IT導入補助金2023の対象ツールに採択されました。
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者等のみなさまが自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する経費の一部を補助することで、
みなさまの業務効率化・売上アップをサポートするものです。
補助金をご活用頂ければ、ご導入しやすくなるかと思いますので、
詳細を是非下記よりご確認下さい。
まとめ
いかがでしたか？
今回は、『ICTツールを用いてうまくスケジュール管理をするコツ』について
お話しました。
また、保護者側のアプリで欠席や振替連絡が完結する業務効率化ICTツール、
「wagaco」についてもご紹介しました。
～「wagaco」導入のメリット～
🔎お電話やLINEなどのメッセージアプリで承っていた欠席・振替を一括で管理できる
・スクール側で、キャンセル期限を選定できる
・保護者アプリ上では、振替可否が○×でとても分かりやすく表示される
🔎お電話対応・スケジュール調整などのお時間を削減でき、指導に集中できる
・レッスン枠を設定しておけば、定員以上に振替レッスンが入る心配がなし
・欠席/振替履歴用の用紙代、記入に掛けるお時間・労力のコストをカット
できる
↓wagacoのサイトはこちらから↓
https://wagaco-ai.com/
ホームページの『お試し申し込み』リンクから、wagacoの機能を
実際にお試しいただけます。
スクールのお悩みが解決できるかどうか、お気軽に確認してみてください。
公式インスタグラムでも指導者や保護者に役立つ情報を
発信しておりますので、是非遊びに来てください！
↓wagacoのインスタグラムはこちらから↓
https://www.instagram.com/wagaco2525/
