月謝と支払い方法の変化

 

 

 

少年時代、ご自身がどのように塾や習い事の月謝を支払っていたか
記憶にありますか？

 

「塾や習い事の月謝は、
親から受け取った月謝袋を持ち、塾の先生へ手渡しする」

 

このように毎月支払いをしていたイメージではないでしょうか。

従来の集金方法で集金する場合生徒が少ないうちは
まだ手作業での管理でいいですが、生徒数が増えていったときには

 

 

など、次第に管理が難しくなっていきます。

 

現金以外にも様々な決済方法が生まれているのにも関わらず、
塾や習い事の集金の状況は変わっていない状況です。
現代の発達した世の中で
月謝袋での集金のやり取りはアナログ的で遅れているように感じないでしょうか？

 

未だキャッシュレス決済が普及していない塾・スクール業界。
なぜキャッシュレス決済を進んで取り入れられるべきか？

 

クレジットカード決済について、スクール側・保護者側それぞれのメリットや
wagacoでできる請求管理・決済についてご紹介します。

 

 

キャッシュレス決済

 

 

 

 

キャッシュレスは現金を使わない支払い方法

 

 

キャッシュレス決済とは、
お札や小銭などの現金を使用せずにお金を払うことです。

 

キャッシュレスでは、

 

 

 

多額の現金を持たずに買い物ができるようになるだけでなく、
現金の紛失リスクも無くなります。
支払いを受ける企業側にとっても管理するコストを
削減できるメリットがあります。
決済情報をデータ化し、活用することもできるでしょう。

近年はQRコード決済をはじめ新しい支払い方法が登場するなど、
今後もサービスの多様化が見込まれます。

 

さて様々な決済方法がある中で最も選ばれている決済方法とはなんでしょうか？

 

 

利用割合No.1クレジットカード決済

 

 

 

 

WEB上において、最も多く利用され知られている決済方法が
クレジットカード決済です。

 

 

 

 

しかし現状、クレジットカード決済に対応しているところが増えているものの、
実は光熱費の支払いよりも利用者割合が少ないと言われています。
確かにカード決済は多くの場所で普及していますが、
どこの学習塾でも同様の対応をしているわけではないのです。
従来の月謝袋を渡すスタイルをそのまま貫いているところもあり、
現金以外の支払い方法は受け付けていないところも未だ少ないのです。

 

ではクレジットカード決済を取り入れるメリットを次にご紹介します！

 

 

スクール側のメリット

 

 

・未収のリスクを最小限にできる

塾の運営していて最も困ることの1つが、授業料の滞納や未納です。
滞納する気がなくても、ついうっかりして支払いを
忘れることがあるかもしれません。
しかし、クレジットカード支払いであれば、
毎月決まったタイミングで自動的に決済が行われるため、
払い忘れのリスクが減ります。

 

 

・契約、手続きの事務作業が簡単になる

月謝袋での集金は事務作業が多く管理に時間をかけていませんか？
生徒それぞれでの管理に加え、金額に誤りがないか1つ1つ目を通し確認したり
お釣りが出た場合は計算し返す必要があり、
管理にかなりの手間がかかります。
その上、塾の中での紛失や盗難などの心配もあるでしょう。
そのような手間や心配はクレジットカード支払いにすれば解決できます。
請求した金額がクレジットカードに自動的に毎月反映されるため、
時間をかけて管理していた作業はかなりスムーズです。

 

 

・月謝袋がなくなりペーパレス化！

紙媒体の使用は必要無くなります。
月謝袋や従来印刷していた請求書などは
全てオンラインで管理でき、経費削減にもなります。
ペーパレス化は環境にも優しく、余計な経費を抑えることができるので
大きなメリットになるのではないでしょうか。

 

 

・セキュリティ対策/決済代行

昨今、インターネットにおけるカード情報漏えいや
不正使用被害が急増しています。
不正利用者の手口は高度でかつ巧妙化しており、
それらに応じたセキュリティ対策を実施するには膨大な費用がかかります。
自社のみで対応するのにはしっかりとした知識も必要なため、
なかなか難しい現状であります。
その点、wagacoでは決済代行会社を通してのやり取りのため、
きちんとセキュリティを備えた決済システム・運用体制で決済情報の管理ができ、
システムの安全性は高くセキュリティ対策をしながら安心して使用できます。

 

 

保護者側のメリット

 

 

・クレジットカード会社のポイントが貯まる

クレジットカードの利用は、
利用料金に応じクレジットカード会社のポイントが貯まります。
これは現金払いでは受けられない大きなメリットです。
毎月の支払いに利用すれば、 意識していない間に
多くのポイントを貯めることができます。
貯まったポイントは沢山の使い道があります。
ギフト券との交換ができたり、他ポイントに移行など、
使い道が大きく広がります。
同じ金額を支払うのであれば少しでもお得に 貯められる方が良いですよね！
ポイントがもらえない現金支払いよりも、
ポイントが貯まるクレジットカードが喜ばれます。

 

 

・家計の管理が楽になる

キャッシュレス決済が進み、身の回りの支払いほとんどを
クレジットカードで行い家計を管理している人も多くなってきています。
またクレジットカードの家計簿アプリを連携して
記録ができるものがあったりします。
クレジットカード決済を利用することでアプリに明細が残るので、
家計管理にも役立ちます。
塾の月謝の支払いを自動的にスマホで記録できるので、
家計の管理がより楽になり便利です。

 

 

・保護者の振り込み忘れ防止

子どもの習い事の場合、日々の授業で接するのは
生徒である子どもですが支払いは保護者が行います。
何らかの理由で振り込みができていない時、保護者と連絡をするにも
仕事が忙しい保護者の場合はなかなか連絡がつかないことがあり、
困った経験はありませんか？
クレジットカード支払いなら初期登録さえしてしまえば、
毎月の支払いが自動で支払いされるので振り込み忘れがありません。
自動化されていれば催促する必要もなく、
振り込み忘れの防止に繋がります。

 

 

・分割払い、リボ払いができる

一度に支払うには負担が大きい場合もクレジットカードを使用すれば
カード会社で分割払い、リボ払いを選択できます。
時期や学年によっては出費が重なったときには、
一度にかかる家計の負担を削減できるのです。

 

 

クレジットカードの利用は塾・保護者双方にとって、
ご紹介した通り多くのメリットがあります。
では実際、請求に関してwagacoではどのようなことができるのか、
ご紹介いたします。

 

 

wagacoの請求管理

 

 

 

 

請求書の作成

請求する内容を、塾の仕様に合わせてオリジナル作成することができます。
項目、非課税、対象コースや適応学年に分けて管理、
割引やキャンペーンでの値引きも簡単に作成できます。
細かな振り分けもシンプルで活用しやすいです。
また、仕様を領収書としても書き替えて作成できるので
用途により自由に作成が可能です。

 

定期請求書

毎月定期的に請求を行う、月謝の利用に最適です。
毎月同じ内容の請求書を発行しているのに毎度一から
請求書を作成していませんか？
それぞれのコース別であったり生徒一人一人に合わせて、
請求書を作成するのはとても大変です。
そんな時に役立つのがこの機能です！
テンプレートをあらかじめ作成して引用ができるので、
毎月請求書を発行、保護者へ請求まで簡単に自動で行っていただけます。

 

請求管理

作成された請求書が一覧で確認いただけます。
ステータスで未請求なのか請求済なのか、支払い方法別の管理、
未納・帰納も選択ができ、ソート機能ですぐに絞って検索をかけられます。

 

未納/帰納の振り分け

クレジットカード支払いのお客様は、引落しが完了した際、
ステータスが自動で帰納に切り替わります。
wagacoで紐づきをしていることで支払いの管理が一元化できるのです。
このクレジットカード設定はwagaco上で作成した請求書金額を
保護者のクレジットカードより指定の日付で引き落としが可能な機能です。
クレジットカード代行サービスを導入しているので、
新たに連携する手間も省くことができ、
請求書の発行から発行した請求書の入金確認まで
wagacoで全て完結します！

 

wagacoではこのような機能がございます。
請求管理でお悩みの方は1か月間無料のトライアルを受け付けているので、
お気軽にお申し込みください。

 

さて色々とご紹介しましたが、請求管理で考えていかなければならない事とは
一体何でしょう？

 

 

請求管理で考えるべきところ

 

 

 

 

塾運営する上で、必要な請求管理。
請求システムで必要とされる機能はこの2つではないでしょうか。

 

 

システムで支払い方法を登録し管理することで、
毎月の授業料などを自動的に請求できます。
請求を行う方法としては、手動で毎月請求ファイルを
アップロードして行う方法や、
基本自動的に請求をかけ続けられるものなどシステムによって様々です。
また、行われた請求・支払い状況は
システム上自動的に反映されていくため、

 

「どの生徒のお金が請求されて支払いができているのか」
「催促しなければいけない生徒は誰なのか」

 

などが一覧でわかるようになり、
支払い状況の管理がシステム上で管理できます。
請求の自動化と支払い状況の確認を1つのシステムで行えるのは
業務負担の軽減と請求管理の効率化が行えます。

 

請求管理について考えるとき、参考にしてみてください。

 

 

まとめ

 

 

塾講師の業務は他業種に比べ多岐に渡ります。
教材の準備やスケジュールの調整、保護者や生徒の対応など、
授業以外にもたくさんの業務があります。
その中でも請求管理業務は、
オーナーを中心に現場の講師が携わらなければいけません。
請求管理は簡単そうに見えて意外と時間がかかる業務です。

 

しかしシステムの導入により、業務削減のメリットが得られます。
変わっていく時代に合わせて、塾に合ったシステムを導入し、
業務状態を一新するきっかけになれば思います。

 

今回は請求管理についてでしたが、
wagacoには他にも塾経営に役立つ機能がございます。
システム導入をお考えの方は、ぜひ一度 HP を覗いてみてください。